Formation conduite de réunion

 
 

 
 

DURÉE 3 jours
DATES



PRIX 1970,00€ NET
 
 SOMMAIRE DU SÉMINAIRE
> S'inscrire à ce séminaire
> Objectifs de formation
> Programme
> Support pédagogique
> Organisation du séminaire
> Méthodes pédagogiques
> Inscription au séminaire
>
Modalités administratives
 
Cette formation est organisée en partenariat avec LCA Performances Ltd en inter ou intra entreprise
 
 LCA Performances Ltd
 37, rue d'Amsterdam
 75008 - Paris
 Tél. :
 Fax :
01 42 26 07 54
01 42 26 09 88
 lcaperformances@wanadoo.fr 
 
 


 


 



 

 
 
 

 



Conduite de réunion

Que vous soyez un élu ou un cadre, vous devez mener des réunions couramment pour informer vos collaborateurs. Si votre rôle et votre mission vous mettent au contact des autres, si vous avez à trancher et à arbitrer des décisions stratégiques au sein de votre collectivité locale de votre service ou avec vos partenaires, ce séminaire s’adapte parfaitement à vos enjeux. Il vous permet d’acquérir des méthodes et des techniques pour mener des réunions performantes. Gagner du temps, présenter clairement l’information, réguler les prises de paroles, anticiper les éventuels conflits qui peuvent naître de divergence de vue ou d’opinion. Et Il vous permet en plus, de mieux connaître votre style de communicant pour détecter et gérer les émotions, bien souvent à l’origine de relations dégradées dans un groupe.

En 3 jours, ce séminaire vous permettra de maîtriser la méthodologie de conduite de réunion, d’anticiper les conflits et de limiter les tensions qui pourraient en découler du point de vue des autres ou de vous même. Au sortir du séminaire, vous disposez des outils nécessaires pour mener à bien les différents types de réunion et pour résoudre les difficultés liées à la communication dans un groupe. Vous savez structurer et synthétiser les échanges et vous renforcez la synergie au sein de l’équipe.


Vous allez optimiser vos capacités de communication dans ce séminaire et acquérir aisance et rigueur. Il vous permettra d’aborder votre rôle avec un maximum d’efficacité. Vous saurez interpréter vos propres réactions et améliorer votre propre mode de communication pour atteindre vos objectifs. Vous prenez conscience de vos points forts et de vos points faibles face à un interlocuteur ou à une équipe, la façon dont vous êtes perçu et dont vous percevez les autres membres de la réunion. Vous maîtrisez les différentes étapes et vous renforcez vos capacités à apaiser les dissensions. Les différences personnelles des participants sont perçues comme une richesse et non plus comme une source de discorde, vous gagnez en performance et en temps. Vos réunions deviennent des outils puissants de diffusion de l’information et le moment privilégié pour régler avec vos collaborateurs des problématiques spécifiques.  

 
 
 
 
Conduire une réunion n’obéit pas seulement à une technique et à des outils. Vous allez au cours de ce séminaire découvrir comment réguler un groupe, bâtir une stratégie pour gagner du temps et atteindre tous vos objectifs. Voici les objectifs que ce séminaire vous permet d'atteindre :
 

o

Préparer sa réunion avec le maximum de chances de succès pour atteindre ses objectifs dans les délais impartis notamment concernant les différents points à aborder, les modalités de la prise de parole et la logistique,

o

Préparer des supports adaptés au type de réunion et aux participants, mesurer l’impact de sa présentation et son utilité par rapport à la thématique,

o

Préparer et faire diffuser l’ordre du jour à tous les participants, anticiper les difficultés de planning des uns et des autres, préparer un lieu adapté,

o

Déployer des techniques d’accueil, de maîtrise des comportements et de gestion des émotions permettant aux participants de se sentir à l’aise,

o

Utiliser les ressources psychologiques pour mieux adapter sa communication et son relationnel aux problèmes rencontrés,

o

Réguler le temps de parole de chacun et synthétiser les apports au fur et à mesure des points de l’ordre du jour,

o

Repérer les personnalités difficiles et être en capacité de les gérer pour faire avancer la réunion,

o

Détecter les conflits latents et décoder le type de conflit ou de tension et anticiper les réactions interpersonnelles entre les participants,

o

Résoudre les tensions qui pourraient perturber la réunion, et les différents points à l’ordre du jour,

o

Gérer les temps de parole de chacun,

o

Participer à la constitution d’une synergie pour travailler ensemble dans la durée et fixer de nouveaux objectifs,

o

Faire formaliser et diffuser un compte – rendu à tous les participants.

 
Maîtriser les différentes étapes de la conduite de réunion ne s’improvise pas. Vous allez grâce à une méthodologie rigoureuse cadrer la progression de l’ordre du jour et les différents points à aborder tout en maintenant une communication fluide  entre les participants.
 
1. Préparer sa réunion
 
Quel que soit le positionnement hiérarchique ou de compétences des participants, mener à bien les réunions constitue l’un des principaux leviers d’efficacité personnelle et des équipes. Ce module se présente comme base d'intégration des méthodes d’organisation et de communication pour réussir vos réunions.
 

o

Connaître les différents types de réunion, les réunions d'information, les réunions de décisions, les réunions de production, les réunions de convivialité,

o

Préparer sa réunion et notamment définir l’utilité de la réunion, définir les objectifs opérationnels définir les acteurs concernés, définir les conditions matérielles, définir les délais, définir le contenu et les étapes et le budget – temps,

o

Choisir et concevoir les supports, leur contenu et les modalités de présentation ; les avantages  et les inconvénients de chaque type de support, le timing idéal, l’alternance prise de parole,

o

Anticiper le degré de complexité d’une réunion en identifiant les caractéristiques d’une réunion complexe,

o

Définir sa stratégie pour optimiser l’efficacité de sa réunion,

o

Faire communiquer l’ordre du jour aux destinataires,

o

Faire réaliser le suivi des participants.


 
II. Gérer le déroulement de la réunion


Chaque participant s'approprie des méthodes et des outils de la conduite des réunions  pour faire levier sur l'efficacité de l'animation
et sur une meilleure gestion des désaccords éventuels pouvant se manifester au cours de la réunion.

 

o

Accueillir les participants, mettre à l’aise son auditoire,

o

Mettre en place les instances de régulation ; nomination éventuelle d’un animateur,

o

Communiquer la méthode de travail et l’objectif de la réunion,

o

Les différences entre personnes et les modes de fonctionnement les plus courants dans les relations interpersonnelles,

o

Anticiper les conflits notamment par la gestion des personnalités difficiles,

o

Amener chaque participant à contribuer à la discussion, structurer et synthétiser les échanges, les étapes et les points de la réunion, les supports de communication,

o

Maîtriser la prise de parole face aux participants, la prise de parole des participants,

o

Faire prendre une décision collective en réunion et choisir les modalités de prise de décision par rapport à la situation, gérer le groupe et les désaccord éventuels,

o

Faire un feed – back positif et négatif et exprimer ses sentiments et ses émotions sans générer de conflit, communiquer positivement des informations négatives,

o

Conclure la réunion, synthétiser les résultats, partager les tâches, communiquer aux intéressés les résultats


 
III. Établir ses plans de progrès : coaching personnalisé
 

Séance de coaching pour préparer sa prochaine réunion. A l’issue de cette séquence vous possédez les clés pour mener une réunion avec efficacité. Vous disposez d’une boîte à outils vous permettant de faire face à différentes situations. La qualité de la prise de parole est particulièrement travaillée en atelier et les simulations permettent d’améliorer vos points faibles et d’optimiser vos points forts.

 

o

Phase de contact et de perception de la situation de départ par le participant, présentation au coach de l’environnement et du contexte dans lequel il évolue, diagnostic organisationnel.

o

Énoncer son objectif personnel par rapport à la situation de départ, son problème et ses désirs en terme de souhaits et d’obstacles à surmonter.

o

Mise en œuvre de la séance par le coach et validation des solutions choisies pour atteindre l’objectif fixé.

o

Élaboration du plan de progrès comportemental à mettre en œuvre.

o

Mentionnez ses attentes par rapport au coach et contractualiser avec lui un objectif de séance à atteindre pour réussir sa réunion.

 

La fourniture d'une documentation technique complète fait partie intégrante de notre prestation formation conduite de réunion. Elle vous permet de consulter les sujets exposés lors de différentes étapes du séminaire. Elle vous permet également de constituer un dossier de référence sur cette formation conduite de réunion et les thèmes abordés.

Voilà pourquoi les supports pédagogiques qui vous seront remis lors de ce séminaire contiennent environ 150 pages. Il s'agit des fondements de chaque apport, issus des sciences et des pratiques formalisées par les consultants.

L'ingénierie de formation
gestion des connaissances, mise à votre disposition, est validée sur la base des critères des performances techniques et des succès obtenus par les stagiaires. L'efficacité des outils pédagogiques ainsi construits se focalise sur plusieurs niveaux :

 
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Ils contiennent toutes les techniques apprises pendant le stage gestion des connaissances ainsi que les bases  méthodologiques de la formation,

o

Ils sont le fil conducteur du parcours de cette formation conduite de réunion,

o

Ils constituent repères, ressources et ouvertures pour appliquer avec efficacité chacune de ces techniques,

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Ils servent de « référentiel » pour la réalisation des travaux de mise en œuvre des nouvelles compétences,

o

Ils contiennent également un tableau de bord de mise en œuvre de vos plans d’action de progrès dès la fin de la formation conduite de réunion.

 
C'est avec clarté et simplicité que cette formation conduite de réunion vous guidera dans l'acquisition de nouvelles compétences qui vous ouvriront les portes de la réussite. Pas à pas elle va préparer votre parcours aux opportunités à saisir, dont le talent que vous possédez déjà, mais que vous ignorez peut être. Cette formation formation conduite de réunion peut être accompagnée, sur votre demande, par un coaching qui vous permet d'optimiser vos potentialités et de trouver, avec le consultant, des solutions à vos attentes professionnelles spécifiques.
 
 
 
 
Une concentration permanente, une participation active au séminaire conduite de réunion pendant près de sept heures par jour, constituent une implication importante, que l'on ne peut se permettre d'entraver par un confort insuffisant et des conditions matérielles précaires. Notre organisation prend en charge les aspects matériels tels que : les repas et les petits déjeuners qui favorisent la convivialité, ainsi que notre choix systématique de sites offrant le meilleur environnement possible pour une meilleure performance des stagiaires. La durée de la formation conduite de réunion est de 3 jours.

Les sessions
formation conduite de réunion se déroulent à Paris. L'information concernant les lieux de leurs déroulement est communiqué aux participants dès leur inscription effective. Les réservations de chambres et leurs prises en charge sont assurées individuellement par chaque participant ainsi que les frais de déplacement. Le nombre de stagiaires inscrits à ce séminaire conduite de réunion est limité afin que chacun puisse bénéficier d'un suivi pédagogique personnalisé.

Les formations débutent à 9 heures et se terminent entre 17 et 18 heures. Nous suggérons aux participants de se présenter sur les lieux de stage 15 minutes en avance, ils seront accueillis par le consultant autour d'un café.
 
 
 
 

La formation conduite de réunion propose un dispositif complet de méthodes interactives dont l'intégration s'acquiert par des simulations en situations réelles. Vos objectifs professionnels feront l’objet de travaux personnalisés pendant le séminaire et serviront d'appui aux thèmes développés.

Le processus pédagogique est adapté à votre profil
professionnel et appuyé par un environnement multimédia, les dossiers personnels, les fiches de travail et de progression. Le parcours de formation conduite de réunion est déployé en trois phases :


Avant le séminaire
Avant le séminaire conduite de réunion, vous serez invité à réaliser les travaux préparatoires à la gestion des connaissances. Il s’agit des travaux préparatoires qui vont vous permettre :
 

o D’accéder aux synthèses des contenus opératoires, rassembler les ressources, identifier les objectifs de développement et préparer votre formation.
o D’effectuer le diagnostic de vos potentialités en matière de conduite de réunion.
o De se mettre en phase avec les objectifs pédagogiques permettant une appropriation optimale des contenus pendant la formation.
o De communiquer au consultant formateur les grilles de dépouillement de différents diagnostics pour le traitement des résultats.
 

Pendant le séminaire
Le processus pédagogique est adapté à votre contexte professionnel afin d’optimiser l'intégration de nouvelles compétences en matière de gestion des connaissances à la spécificité de vos objectifs professionnels.
 

o

Appropriation des contenus de conduite de réunion par des mises en situation réelle,

o

Méthode fondée sur une dynamique interactive reliant les connaissances, les compétences et vos objectifs de performances qui vous sont spécifiques,

o

Développement d’une approche personnalisée visant à optimiser vos performances,

o

De plus, mettrez au point, votre plan d’action de progrès individuel.

 

Après le séminaire
Avant la fin du stage gestion des connaissances, chaque participant développe ses plans d'action de progrès qui se traduisent par la mise en application de nouveaux acquis dans son contexte professionnel. Cette action est suivie par des actions de télécoaching personnalisées.
 

o

Cette intervention s'appuie sur les résultats d'évaluation, de la mise en application des acquis du séminaire, qui est effectuée par le stagiaire et communiquée au consultant intervenant 2 mois après la formation conduite de réunion.

o

La mise en place d'un suivi individuel, basé sur un accompagnement associant l'action de télécoaching et vidéo conférences.

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Les plans d’action constituent la base des opérations de télécoaching individuelles, centrés sur la mise en application de nouvelles compétences est réalisé, environ 3 à 6 mois après la formation conduite de réunion.

 
Le bilan des performances s’effectue 6 mois après la session de télécoaching pour s'assurer que la démarche a bien été appliquée par les stagiaires dans leur pratique opérationnelle de la conduite de réunion.
 
 
 
 

Une convention de formation est établie par l'organisme LCA Performances Ltd

La facture est établie en double exemplaire : le premier est destiné à votre service comptabilité, le second exemplaire constitue le document annexe à la convention.

L'attestation de présence, elle vous sera adressée après le stage. Ces documents vous permettent de compléter votre dossier concernant cette action de formation. Vous recevez également une attestation de formation certifiant que vous avez acquis le niveau correspondant au programme de formation conduite de réunion.

En cas d'empêchement pour un participant d'assister effectivement à la session à laquelle il est inscrit, l'entreprise peut lui substituer un autre collaborateur avec l'accord de l'organisme de formation.

Pour toute annulation faite moins de 15 jours avant le début du stage conduite de réunion, l'organisme de formation se réserve le droit de facturer les frais d'annulation correspondant à 100% du prix du stage.

En cas d'abandon ou d'absence d'un participant en cours de stage, le stage sera facturé en totalité.

Dans le cas de force majeure, l'organisme de formation se réserve le droit d'ajourner ce stage, au plus tard une semaine avant la date prévue. Dans cette hypothèse, le montant des droits d'inscription sera intégralement remboursé.

Toute inscription à une session est nécessairement accompagnée du règlement à l'ordre de LCA Performances Ltd, sauf dans le cas où la formation est prise en charge directement par un organisme paritaire collecteur.


 





 

 
 
 
     
 

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